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如何做出专业的外贸报价单

报价单是商业行为文件,作为供应商给客户的报价载体,经常被用于回复客户询盘。所以作为价格来往的媒介,它已经远远超越其字面的意义,它间接关系到客户对你以及公司的专业度印象,它有着非常深刻的作用——帮你说话。

报价单主要内容包括报价单的单头、产品基本资料、产品技术参数、价格条款、数量条款、支付条款、质量条款、交货期条款、品牌条款、原产地条款、报价单附注的其他资料等。不同的行业、公司、产品,报价单的具体内容也是不尽相同的。由于它的针对性、完整性和美观性,涉及的内容和注意的事项比较多,所以报价单一定要专业。对于新人来说,速成确实难以达到很好的效果,还是需要新人耐心研究后设计出适合自己的报价单,这才更加实在。

一份好的报价单具有以下三种功能

一、提供详细、规范的产品信息

我们绝对不能仅仅是在邮件里报个价这么简单,还要将产品的图片、型号、尺寸、包装、付款方式等等在报价单中体现,这些信息细致全面,一目了然,才能对客户有吸引力。

二、方便客户统计和汇总资料

客户会对来自不同供应商的报价单进行比较筛选并选择入围的目标对象,并将结果递交给决策人。如果你的报价单下载下来就可以用,那么你被选中并且被传阅的概率就大大提高了。

三、方便客户归档,作为备忘再次使用

你的报价单不一定在第一轮采购中获得青睐(别人可能做得比你好),但是只要你被客户选中并归档成为备忘的目标,那么你可能在接下来的采购中成为客户联系的对象。

制作报价时应注意的格式和细节

1、在邮件正文里放上一些关键内容,例如总报价,公司的优势等等,这些都是引子,让客户有兴趣打开报价单。

2、报价单的命名一定是公司名称加产品名称,保证客户到时候能够知道这份报价单是什么产品的报价单,来自于哪个公司。

3、写明收件人。在报价单开头写上:To 某客户,报价单制作时间和有效期。

4、在报价单抬头部分加入自己的公司的标志,名称,电话,传真,邮箱,以及公司的一些理念、口号等,这是用来提升形象、展现专业度的一种方法!

5、如果允许,可以在报价单的第一部分做公司简介,突出优势,例如专业生产多少年,拿到过那些认证等等,把公司办公室的图片、工厂的图片、车间的图片都放上。切记,凡是出现图片的都要打上水印!

6、制作报价表格。将每一部分的价格标注清楚,包括每一部分的型号、大体参数尺寸、品牌、质保年限等等。当然还是要出现报价的关键因素,付款方式等!

7、介绍产品卖点,告诉客户,你的产品为什么值这个钱。例如客户要了十个设备,上面对于每个设备都简略的用表格报了价,这个部分就需要放出每个设备详细信息:图片、认证、具体的参数、优势、设备的包装类型、包装图片、配套的配件数量,等等。(如果是成套设备请把配件表标注出来)

8、很多公司有集装箱摆放软件,如果有,可以在最后一部分演示一下客户需要的产品如何摆放,总计需要几个集装箱,彰显专业!

9、提供至少两种格式的报价单。第一种为 Word 文档,这是供客户修改使用的。但是由于 Word 文档版本的差别,可能打不开,所以还需提供一个 PDF 版本。PDF版比较正规,是标准的文书。 最好再提供一个图片版,万一客户既打不开 Word,又没有 PDF 浏览器,就要寄希望于这张图片了!

10、无论提供的什么文件格式,发之前必须预览,保证客户拿到手可以直接打印使用!在邮件最后部分写上:详细报价资料请参见附件中的文件,我提供了三种格式,Word、PDF、JPEG 视您的电脑软件情况选择最合适的格式,而且我都已经排好版,您可以直接下载打印使用!

11、注意分段排版,不要出现很多文字一大段的情况,用不同的颜色文字标记不同的重点,加上图片,图文交叉,可以做出一个非常漂亮的报价文件!

一般常见的外贸报价单的样式有以下几种

一、图片式报价单

这个是目前大家常用的报价方式,也是重点推荐的。其实就是将产品图片、产品名称、型号、价格、包装、交货期等重要内容都放在一起,让客户在看到产品图片时也同时看到价格,价格和产品图片对应在一起,相信肯定能给客户留下深刻印象。新人刚开始接触外贸,可以先从这个样式入手。

二、对比式报价单

首先,将本公司的相同产品不同时期的价格或者不同产品的价格做个对比,给客户多样的选择,以便留住客户。其次,将本公司的报价和其他公司的报价放在一起,让客人进行比较,但一定要选对参照公司,最好选择本行业的龙头企业进行参照,再根据自己公司的产品质量和市场定位制定自己的价格。这个要求大家对产品的市场情况非常熟悉,一般是外贸有经验者用的报价样式。

三、分析式报价单

这种报价样式要求你给客户的不仅是报价,还有关于产品的一些分析。比如说:国外市场标准、所需证书、淡季旺季,主要用来开发新的市场领域,带有劝诫客户接受自己产品的暗示,所以不适合新手,一般是外贸老鸟给老客户偶尔使用的报价样式。

四、分割式报价单

举个例子:

HUAWEI P9 (Net price): $599 FOB Shenzhen

Above price including all following items:

  1. Charge: 价格
  2. Leica camera:价格
  3. Travel charge: 价格
  4. Leather pouch: 价格
  5. Handsfree kit:价格
  6. Micro SD & 8 GB Memory Card: 价格
  7. Bluetooth Headset: 价格

上面这个就是分割式报价单,将价格组成写清楚,让客户一目了然。这种报价样式适合于在第一次报价之后客户抱怨价格贵了再次报价时使用。不推荐第一次报价时使用,工作量太大了,没经验的新人慎用。

一千个读者就有一千个哈姆雷特,报价单也一样。在行业细分和产品的多样化下,一千个业务员眼中就有一千种报价单形式。新人要想做出符合自己行业和产品,同时让客户满意的报价单,一定要有耐心。在多次制作的过程中,不断完善报价单的细节。当然,站在巨人的肩膀上看世界也是明智的,要善于借鉴前辈的精美专业报价单。

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