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外贸新人之怎样才能更好的进行电话沟通?

在外贸行业中,邮件是主要的沟通方式。但是很多的时候,因为时差,网络体系或者其他因素导致邮件沟通不畅,不能及时回复或者丢失的现象时有发生。因此,电话沟通显得尤其必要。
那么作为外贸新人怎样才能把电话打得有效呢?

1、首先你明确你打电话的原因和目的。我不建议对于新客户在没有任何铺垫的情况下就打电话,毕竟彼此双方都不熟悉的情况下,电话沟通的效果不明显。

一般来讲之所以要打电话,是要提醒客户很重要的事情,比方说你发了邮件客户长时间没有回复,有很重要的细节需要确认,催款安排交期以及账户安全等。

再打电话之前一定要想好你这通电话打完之后你想得到怎样的结果,不然的话浪费了时间和电话费不说,还会因为影响客户的工作造成客户的反感。
2、把你想要打电话的内容先写在笔记本上,然后一项一项的开始和客户交流。

这样做的好处有很多,一来可以保证你的电话内容言之有物,不会浪费太多的时间 ;二来,可以保证最大范围的涵盖你所有想问的问题一次性问到;三来,可以边打电话,边做简单的客户回答记录。

这样一来方便事后和客户进行电话总结或者邮件总结的时候使用。
3、打完电话,总结谈话内容很重要。有些业务打电话没计划,打完电话也不做总结,这样一来这个电话的效果就大打折扣了。

相信大家在日常生活中打一些咨询性的电话,比方说银行或者快递,在快要结束的时候,服务人员一般都会再和你确认一下你的咨询内容以及确认你得到了答案。国际贸易中的电话总结非常重要。

这种总结,我个人建议是要通过邮件的形式来确认。比方说你的客户有做OEM的需求,要求自己的包装。在打完电话之后,你一定要邮件给他电话内容总结:OEM的细节要求有哪些,费用承担情况,可能存在的风险以及大致的交期,或者你们这边可能面临的问题等等。

这样客户那边也能根据你的邮件记录和他们的团队进行商议,做出适合双方都满意的调整。
因为一个人的记忆能力是有限的,时效性也是很短暂的。一般来讲今天你和客户打电话的内容有10个重点,到了明天或许你只记住了5个,一个星期过去之后,你只记住了一个。

但是如果有文字记录的话,这种谈话内容会一直存在。哪怕以后出现了什么分歧,也可以拿出来和客户对峙。

4、根据客户国家不同,学习一下当地比较传统的表达。什么叫当地比较传统的表达?如果你曾经做过印度市场,你会发现印度客户很喜欢说“No Issue”。

我记得我刚开始的时候不明白他要表达的意思,后来问了客户才知道他们喜欢用“No Issue” 来表达没问题,可以的, 而不是大家经常遇到的“No Problem” 或者“ It is Ok”.英国人在表达感谢的时候,一般会说”Cheers!“而不是”Thanks!“。

掌握了这些传统表达,可以更好的使电话交流更通畅,同时给客户一种感觉你对他们的市场很熟悉,拉近心理距离。
当然以上种种都建立在你有着比较Ok的听力和口语能力。这需要你日常中多多增加锻炼学些。很多业务员表示自己害怕打电话,因为听不懂,怕说错。

其实完全不需要这个担忧,你练习越多会越来越有自信。一直畏畏缩缩的,会失去很多机会。

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