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展会前如何邀请客户前来参展,附邀请函模板

当有展会的时候,该怎么告知客户,并且礼貌的写邀请函来邀请他们来参展呢?

邀请客户前来参展,有简单的5个步骤:

1、 展会前半月,隔天邮件邀请客户(告知具体展位位置);

2、 展会前半月,电话联系重点客户时,顺便问下客户是否会前来展会;

3、 问客户是否确定前往展会的日期,是否需要帮忙安排行程;

4、 展会前一个星期,电话、邮件、短信联系客户,告知展位位置,并告知自己的联系方式,并尽量要客户到时候提供中国号码,方便联系,再次同客户确认前来展会具体日期;

5、 展会上,在与客户约定好的日期客户没有出现,可以再次电话联系客户,尽力将客户邀请到展厅。

写邀请函时的注意事项:

1、不要千篇一律

有些工作人员会上网找一些范文,全篇照抄,然后只改动一下名字和展会的地址,就完成了任务。其实这样会显得没有诚意。客户不仅仅是只跟一家公司做生意,邀请函可不止收到一封,类似的范文他可能已经见过几百遍了,这样的邀请函缺乏吸引力。如果能针对客户写一些诚意十足的文字,在文中对客户致以问候,尤其是能在文中提一下跟该客户上次的谈话细节,更能加深对方的印象。这样才是一份好的邀请函。

2、附上交通路线

在邀请函中附上交通路线。尽管客户可能已经参观过很多次这样的展览了,他对展馆的地理位置十分的熟悉,但是如果参展商能在邀请函中附上交通路线,则会显得亲切细心。

3、邀请时间有讲究

参展商在某个地区可能有不止一个代理商。那么在邀请这些客户来参观展览的时候,邀请时间就有讲究了,应该尽量将他们的参观时段错开。因为同一个地区的代理商,可能就是直接的竞争对手。为了避免引起尴尬,最好是一个安排在上午会面,另外一个安排在下午。

4、附上展馆平面图

邀请函里附上展馆平面图,可以让客户更容易地找到展位。主办方会提供展馆平面图,上主办方的官网下载电子版,自己打印或者拿到纸质的图样进行复印,再附在邀请函里。

5、告之天气情况

参观展览的客户来自全世界各地,他们并不熟悉展览所在地的情况。参展商如果能在邀请函里将未来几天详细的天气情况告诉客户,并附上生活上该注意的细节,则显得细心体贴。例如此时的春交会,广州正是绵绵细雨的回南天季节,天气十分的潮湿,在邀请函里就可以提醒客户要多带衣服,防止衣服未干不够穿的情况出现。

邀请函模板

模板1:

Dear XXX

How are you?

This is XXX from XXX company, specializing in manufacture and sale XXX products, such as : Product A , Product B, Product C, Product D, Product E and so on .

Now I am writing for inviting you to have a look at our exhibition stand in Guangzhou, China –The 115th China Import and Export Fair (Canton Fair). Our booth No. is XXX.

We will show a great variety of our products here, suitable for worldwide well-known bands. We believe there will be some items attracting you. Meanwhile, I think it will be a good opportunity to communicate with you face to face.

If you couldn’t attend this exhibition, welcome to visit our website:www.abcd.comfor more details.

We sincerely hope to see you at canton fair and look forward to hearing from you soon.

Yours sincerely,

XXX

模板2:

Dear XXX,

We hereby sincerely invite you to visit our booth atfrom as the is coming.

Our company is a professional 产品. We specialize in designing and manufacturing . We constantly update models and develop new products. Providing every customer superior quality products at competitive price.

It would be a great pleasure to meet you at the exhibition. We expect to establish long-term business relations with your company in future.

Exhibition Center :

Booth Number :

Date :

Yours sincerely,

XXX

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