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外贸人:春节假期前做好这些事,准备过年

本周开始,陆续有工厂或外贸企业开始放假了。年前做好以下这些事,确保过年期间不会手忙脚乱,过年之后订单滚滚来!

1通知客户

与我们长期合作的老客户其实已经熟知中国春节的特殊情况了,他们一般都非常有意识,提前一个月左右就把春节期间的采购计划发过来,跟我们核对哪些货物可以分批次先发过去,如果不能发过去,春节后的第一个装运期是什么时候。对于这样的客户,我们只需要做例行通知就行了。

对于新客户,或是没有太多与中国供应商打交道经验的客户,就需要再多花点心思了。我们需要与他们确认,我们的放假时间,最后一个船期大约是哪一天,节假日之后最早能发货的大概是什么时候。对于在春节前订货的客户,一定要通知到位,取得他们的回复确认。

此外,我们需要在通知邮件中列明紧急联系电话、聊天工具账号等等,以防客户有急事找不到人。

邮件的内容也可以适当丰富一些,比如可以介绍一下接下来会是传统的中国新年,向客人传播一下中国文化,顺便祝福一下客人,甚至对于要好的客户,可以邀请假期间来玩;另外,你也可以把放假的那些天使用日历的形式展现给客户,也可以是卡片的形式等,客户一目了然,既让客人知道了你在假期中,给你及时服务都是你的格外用心的结果,又能加强跟客人的联系。

邮件模板:

模板1

Dear xxx

Hope you are fine.

I would like to let you know that we will take our holiday on 日期 and will come back to work on 日期 for our Spring Festival (Chinese New Year).

However, I will check my E-mail time by time.  If you have anything in urgent, please feel free to call me at 0086 电话号码 or send E-mail to me at 邮箱地址 and we will go back to you asap.

Thank you!

Wish a happy and prosperous new year .

Best regards,

xxx

模板2

Dear xxx

We would like to take this opportunity to thank you for your kind support all this while.

Please kindly be advised that our company will be closed from 日期 to 日期, in observance of the chinese traditional festival, Spring Festival.

Any orders will be accepted but will not be processed until 日期, the first business day after the Spring Festival. Sorry for any inconvenience caused.

Thanks & Best regards

xxx

模板3

Dear xxx

We are pleased to inform you that our Chinese New Year holiday start from 日期 to 日期. All the orders placed after 日期 will be processed after we come back from holiday.

Hence our office and warehouse are closed during the above period. Please feel free to contact us at 0086 电话号码 or send E-mail to me at 邮箱地址.

Happy New Year to you and your family!

xxx

2公司官网通知

在官网页面,需要发布放假公告,告知假期时间。也可以特别制作banner挂出,或制作滚动的gif格式通知banner以更好地吸引客人的注意。

3邮箱自动回复设置

首先,可以提前一两个星期把放假时间写在邮箱签名上,这样做的好处是你可以多次在回复的邮件签名上告知客户,让客户时刻注意你的假期信息而提前做好计划。

放假期间,邮箱设置好自动回复,告知放假时间、紧急联系电话和即时聊天工具账号。同时,也配置好手机邮箱的客户端。

自动回复模板:

Hi,

Hope you are doing fine!

Please noted we will begin our holiday for Chinese New Year from from 日期 to 日期.

Kinldy contact me for any issues in this period. Sorry for the inconvenience of you!

For urgently, please call me at: 0086-152 **** **** or by WhatsApp:**** ****

Thanks & Best regards

xxx

4资料备份

对于正在跟进中的客户,或正在进行中的订单,可以将相关的资料做好备份,随身携带,以防春节期间有紧急情况。

此外,可以对重要客户或当前的重要进展做个备忘,以防春节假期太长,复工后把年前的一些事务给忘得一干二净了。

5情感维系

对于老客熟客,可以在春节期间发发贺卡,介绍一下狗年,在社交媒体账号上po一下春节年俗等等,维系感情,加深客户对你的印象。

常用的英文词汇包括:

春节 Chinese New Year

除夕 Chinese New Year’s Eve

春运 spring migration

农历 the lunar calendar

生肖 zodiac animal

春联 Paper scrolls

春晚 the Chunwan Gala

舞龙 dragon dance

舞狮 lion dance

庙会 Temple Fair

烟花 fireworks

红包 red envelope

压岁钱 gift money

鞭炮 firecrackers

灯笼 lantern

守岁 staying-up

拜年 New Year’s visit

团圆饭 family reunion dinner

年夜饭 the dinner on New Year’s Eve

6这些国家客户也过春节

越南、印尼、朝鲜、韩国、新加坡和马来西亚,上述国家也过春节且有法定假日,春节期间发货至这些国家,需提前与收货人确认好紧急联系方式,以便突发情况应急。对于没订货的客人,也可以送上春节祝福!

站好年前最后一班岗!

(来源:焦点视界)

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