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外贸业务员一天是怎样的度过的,要做些什么工作

外贸业务员一天中要做哪些工作,看看优秀外贸业务员到底是如何度过每一天吧。

一、收发邮件

不得不说,收发邮件是所有外贸业务员每天最基本的工作内容。外贸业务员一天的工作,也都是围绕收到的客户邮件来展开的。收邮件,我们一般选择在刚上班或者上班期间稍微有空的时候,初略地看过收到的每封邮件,但不要急着回复。一方面是因为你需要时间琢磨琢磨这些邮件,该怎么回、回什么,这是很重要的;另一方面,你什么时候回客户,还得分析客户与你的时差,回早了容易沉底,晚了容易被人抢占先机。但是有特殊情况:如果你收到邮件的时候,客户是刚发送没多久的,那你就得优先处理这些即时邮件。毕竟,此时也许客户就坐在互联网的那一端等待你的回复。

二、跟踪每笔外贸订单进度

现有外贸平台订单的生产进度跟踪,想必是外贸业务员最需要关心的。毕竟,现有的订单是我们辛辛苦苦争取来的,客户能下单就是对我们的信任。经常关注车间现有订单的生产进度,能够很好地避免生产货期拖延和产品质量问题。因为及时的跟踪,能够让我们更早地发现问题,以至于我们有更多的时间来处理,实在解决不了的我们还能有足够的时间与客户沟通,以此最大化地减少自己企业和客户的损失。同时,频繁地下车间,能够让我们做业务的跟车间有较好的沟通关系,从而在产品生产细节上能有更多的收获,这对后期预测生产周期、核算生产成本等都有好处。另外,及时的跟踪,再给予客户及时的汇报,也能让采购商对你产生信任感,从而增加客户再次下单的概率。

三、发布外贸产品信息

相信每个工厂都会定期或不定期地开发一些新产品,为了让我们的产品能够充分在网络平台上曝光以便让有需要的客户主动找到我们或者向我们询盘,就需要我们的外贸业务员及时地把这些产品信息发布到国际贸易平台上。发布的渠道,可以是公司的英文企业站,也可以是免费或者收费的外贸平台。但是,不管是在企业站上还是平台上发布,都要注意选择好产品的描述用词,这里面关系到另外一个寄生行业,SEO(即搜索引擎优化)。这里说的产品描述,也可以说是关键词。一个产品关键词的选用,会影响到搜索引擎里客户能不能在搜索结果看到你,或者在平台中客户能不能很快找到你。当然,并不是说简单地选对关键词就能达到目的,但这必须是一个前提。扯得有点远了,我们回到外贸平台上来说,免费的相较收费的账户,在产品发布数量上是有定量要求的。所以,用免费账户发布产品的时候,可以挑选一些竞争不是很大的产品来展示,这样主要是为了让精准客户能够很容易地找到你的产品。

四、开发客户

众所周知,外贸业务员的目的就是找到客户、拿下订单。自然,开发客户就是外贸业务员最重要的一个工作内容和工作环节了。但是,开发客户也是需要公司给予支持的。如果公司有参加展会的惯例,那我们日常的工作就包括对展会上见到的客户挨个准备报价单并发送给客户,然后定期给予跟踪;如果公司有申请外贸平台的高级账户,那我们平时就应该及时关注账户里的询盘,及时地发送报价给潜在的客户并定期跟进。除此以外,外贸业务员还可以通过其他网络途径来寻找潜在的客户,最可以利用的渠道就是国外的各大搜索引擎。通过组合不同的关键词,包括产品名、客户类型、邮箱后缀等,以此在搜索引擎里找到客户的蛛丝马迹,特别是联系方式(可以是电话或者邮箱),然后就是有针对性的联系客户并准备报价单。

五、收集新产品开发思路

对于这一点,相信好多工厂的外贸业务员常常忽略了。只有时刻关注市场的人,才是最了解市场的人。每当我们开发客户时,我们都会去他们的企业网站查看一些信息,这其中就包括客户的产品范围。如果,你在浏览客户产品图片的时候,发现有些产品工厂还没有开发过但值得开发的时候,你就应该把这些信息搜集起来,统一整理后移交给公司相关产品设计负责人。这一点,真的非常重要。因为紧跟市场潮流的产品,才是最有需求的产品。收集这些信息的渠道,也不一定局限在刚才说的外贸客户网站,还可以从客户平时发来的报价产品、外贸平台上的竞争产品、网络上的行业产品等途径挖掘出下一步要开发的产品趋势。

六、单证制作及船期安排

每当一个订单快要交货的时候,也是我们业务员最繁忙的时候。外贸是一个流程性的工作,建议在出货前半个月就应该开始准备单证并开始该报检的报检,然后提前一个星期多向客户索要货代信息以便及时联系订舱并安排拖车等。从容的时间安排,对外贸业务员来说,能够降低出错的机率。所以,每一个外贸业务员,一定要在自己的工作台前有一本时间备忘录。

七、客户信息管理

在外贸工作中,渐渐的与每一个客户接触的过程中会产生很多资料(包括电子版的和文件类的),为了方便日后的查看我们就应该及时整理起来。对于客户信息管理,我个人建议要给每个客户标注客户所在的国家或地区以及客户的英文简称,比如俄罗斯_Auchan、美国_Walmart这样,然后无论是电脑里还是文件柜里的文件夹,都这样命名,甚至可以应用到邮件里的客户标记。

八、维护老客户

老客户的维护,在外贸的日常工作中,也是很有必要的。首先,客户买了你的货,没有找你麻烦当然最好,但我们是不是得主动经常关心下客户的销售情况,或者听一听客户对你产品的改进意见,又或者当你有新产品出来的时候及时知会客户。别看这些小小的举动,它能给你带来的可是客户对你的印象和信任。举个现实的例子,你经常给你一个在外省的大学同学打电话寒暄,当你有一阵子没联系你同学的时候,你同学是不是会潜意识地感觉到你的消失呢?同理,你的经常联系,客户在需要你的时也会第一时间想起你。

九、业务学习和交流

每天该做的基础工作都安排好了之后,剩下的时间我们总不能虚度吧。作为一个员工,我们首先要对得起工资,然后要对得起自己。上班空闲的时候,我们还是需要进行一些业务上的学习和交流。人们常说,学无止境,活到老学到老。所以,闲暇的时候多去一些外贸论坛逛逛,或者加几个外贸交流群,当你有什么不懂的时候,这些地方就是解决你问题的地方。也有句古话说的在理,三人行必有我师焉。

十、关注外贸新闻

这一点,相信很多人很不屑。可你们是否知道,国际上的每一次汇率变动或者国家的每一个外贸举措都能切切实实地影响到你的外贸业务。所以,经常性的关注外贸相关的财经新闻、外贸动态是每一个外贸从业者的基本习惯。如果能够很好的把握外贸动态和行业趋势,当你据此报出一份完美的报价单时,你已经赢得了客户,也赢得了订单。

总结了这么多,话说回来,外贸真的是一份很琐碎的工作。每个人都会有不同的工作体验,即使是在同一个公司。毕竟,每一个人对自己的工作都有一份认知,因为,每一个人的工作能力不同,造就了工作效率和工作方法上的不同。但是,当你真正沉浸于外贸工作的时候,相信每一个外贸业务员都在成长。

用心,细心,恒心,信心!

(来源:外贸圈)

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