对外贸易之家
分享实用外贸知识

如何写一封标准的英文邮件,附邮件案例

如何写一封标准的英文电子邮件。

Clarity, conciseness and being correct are the keys!

清晰、简洁、无误,是写英文电邮的关键。

一般,英文电子邮件包括以下4个部分:

1、Subject line 主题

2、Salutation 称谓

3、Main point 正文

4、Closing 结尾

一、Subject line 邮件主题

邮件主题要简明扼要,讲清楚你这封邮件的主要内容/目的。

邮件主题尽量保持简单、明确,且一定要抓人眼球(catchy)。你要知道,不管是你的领导,还是HR每天会接收上百封邮件,你的邮件主题越简单明确、越能吸引他的注意。

二、Salutation 称谓

在邮件正文的开头,一般要加上礼貌称谓。具体的称谓用词,视收件人和你的关系而定。

1、Friends and colleagues 写给朋友/同事

在给朋友或普通同事写电邮时可以直接用“Hi”开头,如果你和ta关系不错,也可以用“Hello”或者“Hello Tom”这种表达来开头。

2、For acquaintances 写给一般熟人

如果你知道收信人的名字,可以用“Dear Mr Jones”或“Dear Ms Jones”来开头,对于不知道对方是否已婚的女性收信人,用“Ms”来代替“Miss”或“Mrs”比较保险。

3、Formal emails 正式邮件

如果你不知道收件人的名字,可以写“Dear Sir”或者“Dear Madam”,如果你连对方的性别也不知道,可以直接写“Dear Sir/Madam”。

4、Writing to a group of people 收信人不只1个

如果你的收信人不只1个,那么你可以写“Dear customers”或者“Dear partners”。

如果你的收信人们和你是同一个公司或部门的,可以用“Dear All”,“Dears”,”Dear colleagues”,或者说“Hello everyone”。

5、Writing to a group of bosses in your company

写给自己的几个老板

给老板(们)写电邮,用”Dear Managers”, “Dear Directors”或者”Dear Board members”。(经理、主任、董事会成员)

6、No greeting 不写称谓

这种情况经常出现在公司内部邮件中,同事们之间快速电邮沟通。这种形式的电邮,更像是使用电话的作用。这种情况下就不需要写称谓了,直接写事情就可以啦。

三、Main Point 邮件正文

邮件正文的第一句话,你需要告诉收件人这封邮件的主要内容是什么。下面列举了几种常见的、不同目的的电邮类型,以及相应的句式表达:

1. Replying to a previous email

答复别人此前发来的邮件

Thanks for the information.

感谢你提供的信息。

Thanks for your phone call.

感谢你的来电。

Thanks for getting me the figures.

感谢你提供的数据。

2. Giving brief updates

简单同步事项进展

Just a quick note to tell you…

只是来信告诉你…..

Just a quick note to let you know…

只是来信让你知道….

Just to update you on…

告知你….的最新情况

3. Referring to an attachment

提示附件内容

Take a look at the attached file.

详情见附件。

Have a quick look at the file I’ve attached about…

看一下我的附件。

Thought you might find the attached interesting.

你可能会对附件感兴趣。

4. Changing plans

计划变更

Sorry, but I can’t make the meeting tomorrow.

对不起,明天我不能开会了。

Sorry, but I won’t be able to meet you next week.

对不起,下周我不能和你碰面了。

Sorry, but something has come up and I can’t meet you for lunch.

对不起,发生了些事儿,我不能和你一起吃午餐了。

第一句话只能有一个主题。比如说你写电邮的目的可以是想寻求对方的帮助,或分享某些信息,又或者是询问一个问题。对于不同目的的邮件,第一句话应该是这样的:

“Have you got a few minutes to help me with…?”

你能抽点时间帮助我……吗?

“Just wanted to let you know…”

只是想知会到你……

“Regarding X, can you tell me if…?”

关于X事,你能告诉我是否……吗?

注意:

如果你写电邮的目的不只一个,那么每件事要有单独分段。如果某一段只有一个句子,那也没关系。

回车空行很好用!可以帮助收件人迅速了解,你的邮件里讲的不只是一件事。

四、Closing 邮件结尾

邮件结尾,要再次对收件人表示感谢。你可以用这些表达:

“Thank you for your consideration.”

多谢关照。

“Should you have any questions, please feel free to contact me.”

有任何问题,请随时联系我。

“I look forward to hearing from you.”

期待您的回信。

最后的最后,你还需要在你的名字落款前,加上一个beautiful closing. 也就是文末的客套话啦。

具体用哪种英文表达,也视你和收信人的关系而定:

1、Formal 正式

Yours sincerely,

Yours faithfully,

2、Semi-formal 半正式

Kind regards,

Regards,

Best wishes,

3、Informal 非正式

Love from,

Take care,

All the best,

好了,写英文电子邮件按照上面的套路就可以啦!

——————————————————————————————————————-

下面就来看看English Email中的加分项:

1. 在邮件主题中写一些描述性的关键词(descriptive subject line)

尽量简明扼要地写清楚重要信息,比如你可以写“Meeting at 10am about pay rise”,这样把会议时间、主题等关键点都交代清楚了。尽量不要写“Urgent”这样抽象空洞的主题词。

回复邮件时也要注意重新写主题,而不是用邮件系统自带的Re: or R:R:。

一定不要用通用无意义的主题词,比如“Hello”“Hi”,这样的邮件很容易被当作垃圾邮件删掉。

2. 邮件尽量简短

尽量在一封邮件中只包含一个主题。如果有必要的话,多件事可以分开发几封不同的邮件。如果你的邮件主题描述清晰,那么收件人会更容易理解你整个邮件要表达的意思。

3. 给收件人明确的指示

让收件人在看完你的电邮后知道做什么。

举个例子:如果你想让ta帮你收集信息,那么你就要用这样的表达:

“Please can you find me the sales figures for 2016?”

而不是:

“I’m going to need the sales figures for 2016.”

4. 不要放容量过大的附件(heavy attachments)

如果可以,尽量把附件中的文件压缩一下,或者给一个下载(网盘)地址。

5. 注意你邮件里的行文措辞

邮件行文尽量保持信息充分、礼貌周到。

商务邮件中不要使用表情符号,也不要用太多感叹号。

6. 邮件发送之前要检查

邮件发送前要检查,尤其避免语法、拼写等低级错误。同时问自己这以下三个问题:

我说得够清楚吗?收件人知道要做什么吗?我写得够有礼貌吗?

如果都能没问题,点击发送。

最后,给大家上一个Email的示范:

To: jjones@jonesofficesolutions.com

From: monica@jonesofficesolutions.com

Subject: Meeting About New Internet Service Provider 1/2/2016

Mr. Jones,

I have been researching our choices for internet providers over the past week, and I wanted to update you on my progress.

We have two options: H.C. Cable and Toll South. Both offer business plans, and I will go over the pricing of each plan at the meeting on Tuesday. Both of the options I listed have comparable speed and data usage offerings as well. I called your personal provider, GoGo Satellite, but they did not have any business offerings. They primarily do residential internet service.

I will talk with Joe and Susan in IT about these options and get their suggestions. I will also send out meeting requests to everyone, including Mr. Morris in operations. If you have any questions prior to the meeting, please let me know.

Respectfully,

Monica

Administrative Assistant

Jones Office Solutions

(xxx) xxx-xxxx

标准的英文电子邮件,你学会了吗?

(来源:沪江君于知乎)

转载请注明来源及链接:对外贸易之家 » 如何写一封标准的英文邮件,附邮件案例
分享到: 更多 (0)

评论 抢沙发

  • 昵称 (必填)
  • 邮箱 (必填)
  • 网址